Régularisation des charges locatives : calculer le solde

Propriétaire d'un logement loué avec des provisions pour charges, comparez une fois par an les provisions versées par votre locataire aux charges récupérables réellement payées. Le calculateur tient compte d'une entrée ou d'une sortie en cours d'année et indique le montant à réclamer ou à rembourser. Gratuit, sans inscription ; le calcul se fait dans votre navigateur, rien n'est envoyé.

Calculer ma régularisation de charges

Les règles de la régularisation des charges

Les charges récupérables (ou charges locatives) sont des dépenses payées par le bailleur, puis remboursées par le locataire. Selon l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, elles peuvent être payées par provisions, qui doivent ensuite faire l'objet d'une régularisation annuelle.

• Au moins une fois par an. Le bailleur compare les provisions versées aux dépenses réelles : il rembourse le trop-perçu ou réclame le complément.
• Des provisions justifiées. Leur montant est fixé à partir des résultats de l'année précédente et, en copropriété ou si le bailleur est une personne morale, du budget prévisionnel.
• Un décompte un mois avant. Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires (avec, le cas échéant, une note sur le chauffage et l'eau chaude collectifs).
• Des justificatifs consultables 6 mois. Pendant six mois après l'envoi du décompte, les pièces justificatives (factures, contrats de fourniture…) sont tenues à la disposition du locataire. Sur sa demande, le récapitulatif des charges lui est transmis par voie dématérialisée ou par voie postale.
• Seules les charges de la liste. Seules les dépenses figurant dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être réclamées. Consultez notre liste des charges récupérables et non récupérables.

Régularisation tardive et prescription

• Paiement en 12 fois. Si la régularisation n'a pas été faite avant le terme de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer le complément par douzièmes, c'est-à-dire de façon échelonnée sur 12 mois.
• Prescription de 3 ans. Les actions qui découlent du bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'agir (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Le bailleur peut ainsi réclamer des charges dues pendant 3 ans, et le locataire réclamer un trop-perçu dans le même délai.
• Rappel brutal. Selon service-public.fr, un rappel tardif peut être refusé par le juge s'il est jugé déloyal ou brutal et dû à une faute du bailleur (par exemple s'il a ignoré une demande de régularisation du locataire).

Départ du locataire en cours d'année

Lorsque le logement est situé dans un immeuble collectif, le bailleur qui procède à un arrêté provisoire des comptes peut conserver une provision, dûment justifiée, d'au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble ; les parties peuvent aussi convenir de solder immédiatement l'ensemble des comptes (article 22 de la loi du 6 juillet 1989).

Méthode de calcul

Solde = charges récupérables imputables au locataire − provisions versées sur la période

Un solde positif est à réclamer au locataire ; un solde négatif est un trop-perçu à lui rembourser. En cas d'entrée ou de sortie en cours de période, le calculateur répartit les charges annuelles au prorata du nombre de jours d'occupation et compte les provisions mois par mois (un mois partiel est compté au prorata de ses jours). Les textes n'imposent pas de formule de prorata : c'est une méthode courante ; si votre syndic ou votre décompte prévoit une autre clé de répartition, suivez-la.

Exemples chiffrés

Questions fréquentes

À quelle fréquence faut-il régulariser les charges ?

Au moins une fois par an lorsque le locataire paie des provisions pour charges. Le bailleur compare les provisions versées aux dépenses réelles, puis rembourse le trop-perçu ou réclame le complément.

Quels documents envoyer au locataire ?

Un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Les justificatifs sont ensuite tenus à sa disposition pendant six mois.

Que se passe-t-il si la régularisation est faite en retard ?

Les sommes restent dues dans la limite de la prescription de trois ans. Mais si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité, le locataire peut demander à payer le complément de façon échelonnée sur 12 mois.

Combien de temps le bailleur peut-il réclamer des charges oubliées ?

Trois ans : les actions qui découlent d'un bail d'habitation se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'agir. Le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-perçu.

Comment régulariser quand le locataire part en cours d'année ?

On compare les provisions versées pendant l'occupation à la part des charges correspondant à cette durée, souvent calculée au prorata. Dans un immeuble collectif, le bailleur peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie, si c'est justifié, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, puis régulariser dans le mois qui suit leur approbation définitive.

Faut-il régulariser un forfait de charges ?

Non. En location meublée ou en colocation, un forfait de charges prévu au bail ne peut donner lieu à aucun complément ni à aucune régularisation ultérieure. Le bail mobilité prévoit toujours un forfait.

Sources

Informations générales, sans conseil personnalisé. Calcul indicatif. En cas de doute, contactez l'ADIL de votre département. Sources consultées le 01/11/2026 :

1. Service-public.fr, fiche F947 « Charges à payer par le locataire (charges locatives ou récupérables) » : service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F947
2. Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 (provisions, régularisation annuelle, décompte, justificatifs, paiement par douzièmes) : legifrance.gouv.fr
3. Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 7-1 (prescription de 3 ans) : legifrance.gouv.fr
4. Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 22 (dépôt de garantie, provision de 20 % en immeuble collectif) : legifrance.gouv.fr
5. Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 25-10 (meublé) et 8-1 (colocation) : forfait de charges : legifrance.gouv.fr, legifrance.gouv.fr
6. ANIL, « Charges » (location vide) : anil.org

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